Ein elektronisches Fahrtenbuch kann Beschäftigten bei privater Dienstwagennutzung viel Arbeit abnehmen. Damit es das Finanzamt auch anerkennt, sollten sie es sorgfältig führen.
Wie wird ein Fahrtenbuch ordnungsgemäß geführt? Das Gesetz macht hier keine exakten Vorgaben, Gerichte haben die Leitlinien inzwischen aber präzisiert. Danach muss ein Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form geführt werden, teilt der Bund der Steuerzahler mit. Nachträgliche Korrekturen müssen also kenntlich gemacht und erläutert werden oder ausgeschlossen sein.
In einem konkreten Fall konnte ein Steuerzahler seinen Firmenwagen auch privat nutzen. Um den privaten Nutzungsanteil nachweisen und diesen als geldwerten Vorteil versteuern zu können, führte er ein elektronisches Fahrtenbuch. In handschriftlichen Notizen hielt der Mann die Privatfahrten fest, um sie nach frühestens sieben Tagen gesammelt in das elektronische Fahrtenbuch zu übertragen. Die Aktualisierungen protokollierte das Fahrtenbuch in einer Sicherungsdatei ohne Änderungsmöglichkeit, die handschriftlichen Notizen entsorgte der Mann daraufhin.
Zeitnahe Aktualisierungen sind entscheidend
Das Finanzamt erkannte das so geführte Fahrtenbuch nicht an, weil die Eintragungen nicht in unmittelbarem zeitlichen Abstand zu den Privatfahrten vorgenommen wurden. Es versteuerte die Privatnutzung des Dienstwagens daher nach der pauschalen 1-Prozent-Regelung und forderte üppige Nachzahlungen vom Steuerzahler. Das Finanzgericht Düsseldorf musste den Sachverhalt klären – und wies die Klage (Az.: 3 K 1887/22 H(L)) als unbegründet ab.
Nach Ansicht des Gerichts muss ein Fahrtenbuch zeitnah aktualisiert werden. Außerdem müssten nachträgliche Änderungen in der Datei selbst und nicht in externen Sicherungsdateien gespeichert werden. Sind diese Anforderungen nicht beachtet, gilt das Fahrtenbuch nicht als ordnungsgemäß geführt.
«Werden Eintragungen erst Tage oder Wochen nach Abschluss der jeweiligen Fahrten vorgenommen, sind die Voraussetzungen der zeitnahen Dokumentation trotz handschriftlicher Aufzeichnungen nicht erfüllt», sagt Daniela Karbe-Geßler vom Bund der Steuerzahler. Die Aufzeichnungen, die den Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung erbringen sollen, müssen vollständig, richtig und mit zumutbarem Aufwand auf ihre sachliche Richtigkeit hin überprüfbar sein. (dpa/ml)
